Viele Unternehmen haben Cyberbedrohungen, wie beispielsweise Phishing-Mails, Hackerangriffe oder Sicherheitslücken in Softwarelösungen auf dem Schirm, vergessen dabei aber oft eine unsichtbare, aber dennoch ernstzunehmende Gefahr: Die Schatten-IT – in diesem Blogbeitrag möchten wir auf diesen Begriff näher eingehen, erläutern, warum sie ein Risiko darstellt und wie Unternehmen effektiv vermeiden können, dass sie sich ihren Systemen breitmacht.
Was ist eine Schatten-IT?
Eine Schatten-IT bezieht sich auf den Einsatz von Soft- und Hardware in einem Unternehmen, welche außerhalb der offiziell genehmigten IT-Struktur und -Politik erfolgt. Oftmals sind es einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen, welche eigenständig Softwareanwendungen, Cloud-Dienste oder andere IT-Lösungen einführen, ohne die Zustimmung oder Kenntnis der IT-Abteilung.
4 Beispiele: Schatten-IT ≠ Hackerangriff
Eine Schatten-IT existiert in vielen Unternehmen – wenn auch unwissentlich. Nachfolgenden finden Sie vier kleine Beispiele, wie eine Schatten-IT aussehen kann:
- Beispiel 1
Einer Ihrer Mitarbeitenden richtet ohne Ihr Wissen das Firmen-E-Mail-Konto auf dem privaten Smartphone oder Computer ein. - Beispiel 2
Die komplette Marketingabteilung installiert und nutzt ohne Hinweis an Sie eine neue Grafikbearbeitungssoftware, welche womöglich eine Schadsoftware enthält. - Beispiel 3
Unternehmensdaten werden, zur einfachen Bearbeitung im Home Office, im privaten Cloudspeicher abgelegt. - Beispiel 4
Ein/e Angestellte/r legt ohne Rücksprache ein Google Konto mit den Unternehmensdaten an.
Warum ist eine Schatten-IT gefährlich?
Eine Verwendung von nicht autorisierter Software und Diensten kann ein erhebliches Risiko für die Sichrheit und Effizienz eines Unternehmens darstellen. Nachfolgend finden Sie einige Gründe, warum eine Schatten-IT durchaus problematisch ist:
- Sicherheitsrisiken
Nicht genehmigte Software und Cloud-Dienste können Sicherheitslücken in das Unternehmensnetzwerk einführen, was zu Datenlecks oder anderen Sicherheitsverletzungen führen kann. - Dateninkonsistenz
Unterschiedliche Abteilungen, die unterschiedliche Tools verwenden, können zu Inkonsistenzen in den Unternehmensdaten führen, was wiederum die Entscheidungsfindung beeinträchtigen kann. - Mangelnde Compliance
Eine Schatten-IT kann außerdem dazu führen, dass ein Unternehmen gegen gesetzliche Bestimmungen und interne Compliance-Richtlinien verstößt. - Kostenexplosion
Die unbemerkte Einführung von IT-Lösungen kann weiterhin zu unerwarteten Kosten führen, da Lizenzen, Schulungen und Support möglicherweise nicht im Budget eingeplant wurden.
Wie kann man Schatten-IT vermeiden?
Die Vermeidung von Schatten-IT erfordert eine umfassende Strategie, die Technologie, Schulung und eine offene Kommunikation umfasst:
- Transparenz schaffen
Es ist überaus wichtig, eine offene Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu fördern, damit Mitarbeitende Bedenken und Bedürfnisse in Bezug auf IT-Lösungen teilen können. - Schulungen anbieten
Schulungen zur sicheren und effizienten Nutzung von IT-Ressourcen sind unerlässlich, um die Mitarbeitenden über die Risiken einer Schatten-IT aufzuklären. - IT-Richtlinien stärken
Unternehmen sollten außerdem klare IT-Richtlinien entwickeln und durchsetzen, um sicherzustellen, dass alle IT-Initiativen den Unternehmensstandards entsprechen. - Technologische Lösungen implementieren
Die Implementierung von Technologien zur Überwachung und Kontrolle von Netzwerkaktivitäten kann zudem dazu beitragen, nicht autorisierte IT-Nutzung zu identifizieren und zu unterbinden.
Vermeidung der oben genannten 4 Schatten-IT-Beispiele
Nachfolgend möchten wir Ihnen noch aufzeigen, wie Sie die oben genannten Beispiele einer Schatten-IT vermeiden können:
- Beispiel 1:
Einer Ihrer Mitarbeitenden richtet ohne Ihr Wissen das Firmen-E-Mail-Konto auf dem privaten Smartphone oder Computer ein.
Lösung: Eine Einrichtung des Firmen-E-Mail-Kontos sollte nur auf autorisierten Geräten möglich sein. Dies gilt für den „einfachen“ Angestellten bis zum Geschäftsführer gleichermaßen. - Beispiel 2:
Die komplette Marketingabteilung installiert und nutzt ohne Hinweis an Sie eine neue Grafikbearbeitungssoftware, welche womöglich eine Schadsoftware enthält.
Lösung: Kein Benutzerkonto sollte standardmäßig Rechte zur Installation von Software oder gar administrative Rechte besitzen. Dies gilt selbstverständlich auch für IT-Administratoren. - Beispiel 3:
Unternehmensdaten werden, zur einfachen Bearbeitung im Home Office, im privaten Cloudspeicher abgelegt.
Lösung: Nicht autorisierte Software- und Clouddienste sollten im besten Fall gesperrt werden. Dies kann beispielsweise über eine Drittanbietersoftware oder eine Firewall geregelt werden. Zusätzlich sollten klare Richtlinien definiert werden, aus welchen hervorgeht, wer welche Software installieren und nutzen darf. - Beispiel 4:
Ein/e Angestellte/r legt ohne Rücksprache ein Google Konto mit den Unternehmensdaten an.
Lösung: Die Vermeidung dieses Beispiels ist schwierig – hier hilft in der Regel nur Transparenz, eine offene Kommunikation und eine regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden.
Fazit
Eine Schatten-IT stellt eine ernsthafte Bedrohung für Unternehmen dar, aber mit der richtigen Herangehensweise kann sie effektiv vermieden werden. Durch Transparenz, Schulungen, klare Richtlinien und technologische Lösungen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Struktur sicher, effizient und den Unternehmenszielen entsprechend bleibt.