E-Mails spielen heutzutage eine entscheidende Rolle in unserer Geschäftswelt. Denn sie dienen nicht nur zur internen Kommunikation in Unternehmen, sondern auch zur Interaktion mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Dabei ist es wichtig, dass sensible Unternehmensinformationen und persönliche Daten sicher und geschützt bleiben. Eine bewährte Methode, um genau dies zu gewährleisten, ist die E-Mail-Verschlüsselung.
Warum ist eine E-Mail-Verschlüsselung notwendig?
In den meisten Unternehmen werden täglich vertrauliche Informationen per Mail ausgetauscht – angefangen über Geschäftsstrategien, Finanzdaten oder gar persönliche Informationen der Mitarbeitenden. Es kommt beispielsweise nicht selten vor, dass Gehaltsabrechnungen ohne Verschlüsselung per Mail verschickt werden. Dies sollte jedoch auf jeden Fall vermieden werden. Denn ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen können vertrauliche Daten leicht Ziel von Cyberangriffen, Datenlecks oder unautorisiertem Zugriff werden. Eine E-Mail-Verschlüsselung ist somit unerlässlich, um:
- Vertraulichkeit zu gewährleisten
Durch eine Verschlüsselung wird sichergestellt, dass nur autorisierte Empfänger die Inhalte einer E-Mail lesen können. Somit haben Unbefugte keinen Zugriff auf den Inhalt, selbst wenn sie die Mail während der Übertragung abfangen. - Integrität schützen
Die Verschlüsselung hilft außerdem dabei, sicherzustellen, dass die übermittelten Daten während der Übertragung nicht manipuliert wurden und somit unverändert beim Empfänger ankommen. - Authentizität zu bestätigen
In Verbindung mit einer E-Mail-Verschlüsselung werden oftmals auch digitale Signaturen verwendet. Diese bestätigen die Identität des Absenders und verhindern so Spoofing oder Identitätsdiebstahl.
Welche Arten der E-Mail-Verschlüsselung gibt es?
Es gibt selbstverständlich verschiedene Arten der E-Mail-Verschlüsselung – aber die folgenden zwei Hauptmethoden werden in Unternehmen am häufigsten eingesetzt:
- S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions)
Diese Methode verwendet eine asymmetrische Verschlüsselung, wobei sowohl der Absender als auch der Empfänger über öffentliche und private Schlüssel verfügen. Die E-Mail wird dabei mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsselt und kann danach nur mit dessen privatem Schlüssel entschlüsselt werden. (Weitere Informationen zum Thema S/MIME finden Sie zudem hier.) - PGP/MIME (Pretty Good Privacy/Multipurpose Internet Mail Extensions)
PGP/MIME basiert ähnlich wie S/MIME ebenfalls auf einer asymmetrischen Verschlüsselung. Hier wird jedoch ein persönlicher Schlüssel des Empfängers verwendet. Der Absender verschlüsselt dann die E-Mail mit diesem Schlüssel, um Sie für den Empfänger schlussendlich lesbar zu machen. (Weitere Informationen zum Thema PGP/MIME finden Sie zudem hier.)
Alternative Methode zur Verschlüsselung von E-Mails
Wie man den oben Ausführungen entnehmen kann, ist das Thema E-Mail-Verschlüsselung ein recht komplexes Thema, welches daher in Unternehmen gerne vernachlässigt wird. Hinzu kommt, dass eine verschlüsselte Kommunikation nicht möglich ist, wenn der Empfänger keine Möglichkeit besitzt, seinerseits eine Verschlüsselungsmethode einzusetzen.
Oftmals werden dann die vertraulichen Anhänge einer E-Mail in ein kennwortgeschütztes ZIP-Archiv gepackt. Dieses Vorgehen kann jedoch dafür sorgen, dass die Mail beim Empfänger herausgefiltert wird und in der Quarantäne landet. Außerdem ändert dieses Vorgehen nichts an der Tatsache, dass der eigentliche Inhalt der E-Mail unverschlüsselt übermittelt wird. Als Alternative bietet sich hier die folgende Verschlüsselungsmethode an:
- Erzwungene Verschlüsselung mit Hilfe eines Websafes
Der Websafe ermöglicht eine Verschlüsselung von E-Mails inkl. deren Anhänge und eine vertrauliche Zustellung, selbst wenn der Empfänger keine Möglichkeit besitzt, seinerseits Verschlüsselungsmechanismen einzusetzen. Der Kommunikationspartner ohne Verschlüsselungstechnologie erhält beim Empfang einer verschlüsselten Mail eine Nachricht zu seinem persönlichen Websafe-Postfach, welches verschlüsselt und passwortgeschützt ist. Einmal angemeldet kann der Empfänger alle verschlüsselten E-Mails in Zukunft über das Websafe-Postfach einsehen und selbstverständlich auch beantworten.
Implementierung und Herausforderungen
Die Implementierung einer E-Mail-Verschlüsselung in Unternehmen erfordert ein sorgfältiges Vorgehen. Denn die Herausforderung liegen häufig in der Benutzerfreundlichkeit, der Kompatibilität zwischen verschiedenen E-Mail-Systemen und der Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Verschlüsselungstechniken.
Daher sollten Unternehmen, um eine reibungslose Integration zu garantieren, in eine gut durchdachte Verschlüsselungslösung investieren, welche leicht zu verwenden und mit den vorhandenen Systemen kompatibel ist. Außerdem sind Schulungen entscheidend, um das Bewusstsein der Mitarbeitenden für die Bedeutung von E-Mail-Verschlüsselung zu schärfen und ihnen beizubringen, wie sie diese Technologie effektiv nutzen können.
Fazit
Die E-Mail-Verschlüsselung ist also ein entscheidendes Instrument, um die Sicherheit sensibler Daten in Unternehmen zu gewährleisten. Denn angesichts der ständig steigenden Bedrohungen durch Cyberkriminalität ist es von höchster Wichtigkeit, dass Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um ihre Kommunikation zu schützen und das Vertrauen ihren Kunden und Geschäftspartner zu stärken.
Durch die richtige Auswahl und nahtlose Implementierung von Verschlüsselungstechnologien können Unternehmen einen entscheidenden Schritt in Richtung einer robusten Datensicherheitsstrategie machen. Wir helfen Ihnen natürlich gerne bei der Auswahl und Umsetzung der Verschlüsselungslösung.